Aby współpraca pomiędzy osobami zajmującymi się kolejnymi etapami przygotowywania książki do druku przebiegała sprawnie i nie wymagała konsultacji na każdym kroku dobrze jest trzymać się kilku użytecznych zasad co do formatowania tekstu do redakcji i łamania. Wynikają one z praktyki i znacznie usprawniają pracę przy książce czy innym druku.
Plik, którzy przekazujemy dalej powinien być zapisany w jednym z popularnych formatów programów do edytowania tekstów: doc, docx, rtf lub odt. Formatowanie tekstu nie może budzić wątpliwości: akapity muszą być jednoznacznie wyróżnione. Dzięki interlinii i marginesom możliwe będzie nanoszenie poprawek w kolejnych fazach pracy nad tekstem.
Standardowo stosuje się szeryfową czcionkę Times New Roman w rozmiarze 13 z podwójną interlinią. Tekst powinien być obustronnie wyjustowany, ostatni wers do lewej. Co istotne, wcięcia akapitowe nie mogą być wykonane tabulatorami ani spacją i mają wynosić 0,5-1,0 cm. Ten pierwszy sposób skutkuje tym, że po przeniesieniu tekstu do innego edytora akapity nie się widoczne, a czasami wręcz tabulatory są powiązane z zupełnie inną funkcją.
Tytuły kolejnych rozdziałów, podtytuły w tekście trzeba wyróżnić i oznaczyć w sposób nie budzący wątpliwości co do ich celu w tekście.
W toku prac nad powstaniem tekstu często przechodzi od przez kilka osób, które dodają swoje zmiany oraz uwagi. W momencie, kiedy tekst jest kierowany do składu tekstu DTP, nie może zawierać uwag, komentarzy, zmian. Należy zadbać o to, aby była to wersja z naniesionymi wszystkimi poprawkami, które chcemy zachować. Nie może być już aktywna funkcja „Zaakceptuj lub odrzuć wszystkie zmiany”. Usuwamy też z tekstu wszelkie aktywne linki do stron internetowych.
Nie jest wskazane nadużywanie różnorodnych automatycznych funkcji specyficznych dla danego edytora tekstu, bo po przeniesieniu do innego mogą nie zostać one zachowane. Warto pamiętać o tym, że nie ma potrzeby, aby stosować funkcję automatycznego dzielenia wyrazów, gdyż po etapie składu będzie to wyglądało zupełnie inaczej.